skeyes

Implementatie van een digitaal aankoopaanvraagproces.

Voor de Belgische luchtverkeersleiding Skeyes hebben we een digitaal inkoopaanvraag proces geïmplementeerd in lijn met zowel het inkoopbeleid van de overheid als de interne goedkeuringsstappen met behulp van Bizagi BPM Suite.

Uitdagingen

Papieren formulieren voor inkoopanvragen binnen de organisatie van Skeyes leidden ertoe dat:

  • senior functionarissen werden niet geleid of beperkt door de interne regels omdat ze de inkoopaanvraag op een papieren document invulden;
  • inkoopaanvragen die werden overgedragen aan de inkoopafdeling waarvoor extra stappen moesten worden ondernomen door de backoffice om de inhoud van de aanvraag verder te verbeteren;
  • geen andere manier voor hogere ambtenaren om de voortgang van hun verzoek na ontvangst door de backoffice te volgen dan door het team te e-mailen of te bellen;
  • inkoopaanvragen werden handmatig aan kopers toegewezen en alle verdere acties en overzichten werden bijgehouden met behulp van spreadsheets;
  • extra administratie en communicatie die het inkoopteam afleiden van hun kerntaak, namelijk toezien op de naleving van de procedure en het bestellen van de goederen en diensten.
De oplossing

Het werd duidelijk dat het inkoopaanvraagproces moest voldoen aan drempels en procedures die waren bepaald door nationale regels voor de publieke sector, maar dat het ook bedrijfsspecifieke elementen bevatte, zoals kosten- en budgetcentertoewijzing, goedkeuringsstromen en toewijzing aan backofficeteamleden. Processtappen en -variabelen moesten gemakkelijk kunnen worden geconfigureerd met het oog op hoe de inkoopaanvraag zelf verder kon evolueren en integreren met andere processen in de toekomst. Hun proces in een BPM-platform onderbrengen was de optimale oplossing.

Ons team van analisten-ontwikkelaars observeerde zorgvuldig het huidige proces van begin tot einde, inclusief alle bestaande formulieren en informatiebronnen, actoren en beperkingen, kansen en potentiële valkuilen, in nauwe samenwerking met het hoofd van de aankoopafdeling. Samen creëerden ze het datamodel en het beslissingsbeleid, die nodig waren als baseline voor het creëren van de procesflow en de bijbehorende formulieren in Bizagi.

Met behulp van Bizagi was het team in staat om nieuwe versies van de procesflow en formulieren direct uit te voeren en onmiddellijk feedback te krijgen van het inkoopteam.

Voor de senior functionarissen die de inkoopaanvragen doen, activeerden we de Bizagi Stakeholder experience om de gebruikersinterface zo intuïtief mogelijk te maken. Elk formulierveld is voorzien van extra begeleiding, en processtappen en velden die niet verplicht zijn, worden dynamisch verborgen. De ingevoerde informatie wordt automatisch vergeleken met de vereiste drempels, wat het proces en de goedkeuringsflow verder informeert.

Degenen die goedkeuring geven krijgen een e-mail notificatie en kunnen feedback toevoegen aan hun beslissing. Cases kunnen worden teruggestuurd naar de aanvrager of kunnen worden afgewezen. Pas als de inhoud volledig is gevalideerd door de business, wordt het inkoopteam ingeschakeld om de goedgekeurde aanvraag af te handelen.

Het proces biedt verdere begeleiding aan het back-office team over de te volgen procedure en de bijkomende stappen in verband met die procedure (bv. data en beslissingen in het geval van een aanbestedingsprocedure).

De resultaten

De oplossing werd uitgerold naar 10 aankopers en 90 hogere ambtenaren die aankoopaanvragen mogen uitvoeren. We gebruikten de standalone oplossing van Bizagi op de infrastructuur van Skeyes. De licentiekosten buiten beschouwing gelaten, bedroegen de implementatie van het platform en de uitrol van een eerste proces eenmalige kosten die gelijk waren aan 1,5 VTE, wat nog altijd minder is dan de veronderstelde jaarlijkse inspanningsvermindering die alleen al door dit eerste proces wordt gecreëerd. Kosten in verband met het opzetten van het platform worden niet herhaald voor toekomstige processen. Licentiekosten zijn accountgebaseerd en worden dus ook niet herhaald voor nieuwe processen waarbij dezelfde accounts betrokken zijn.

Salvi Jansen

Geleverde diensten

Ondernemingsontwerp
Intelligente automatisering
Ontwerp automatiseringservaring (AXD)
LABS