AZL

Procesautomatisering waardoor teams zich procesgerichter kunnen organiseren.

Procesautomatisering van de primaire pensioenuitvoeringsprocessen, waardoor teams zich procesgerichter kunnen organiseren. Dit verhoogt de kwaliteit van de uitvoering van processen, vermindert de versnippering van operationele gegevens en ondersteunt de teams om zich voortdurend te concentreren op de volgende taken.

De implementatie van deze procesgerichte manier van werken bij pensioenbeheermaatschappij AZL is bedrijfsbreed, met een grote groep mensen die werken met Straight Through Processing (STP) in Bizagi Automation.

De uitdaging

AZL heeft een lange historie in pensioenbeheer voor de meest vooraanstaande pensioenfondsbedrijven in Nederland. Voor deze klanten voert AZL het pensioenbeheer en de uitvoering van de dienstverlening volledig uit, waarbij dagelijks miljoenen vertrouwelijke transacties worden verwerkt.

Van oudsher was elk team binnen AZL verantwoordelijk voor meerdere klanten in hun portefeuille. Voor deze accounts werden alle operationele processen door deze teams uitgevoerd. De verscheidenheid in deze processen voor verschillende klanten is echter zeer beperkt. Deze situatie heeft geleid tot een organisatie die bestond uit meerdere teams die parallel precies hetzelfde soort werk deden.

De oplossing

ZL is een groot veranderingsmanagementproject gestart en heeft de afdelingen geherstructureerd om procesgeoriënteerd te worden. Afdelingen en teams zijn nu verantwoordelijk voor de uitvoering van een specifiek proces in plaats van specifieke accounts. De verschillende teams in een afdeling werden gestructureerd op basis van de procesfasen. Zij werden nu verantwoordelijk voor een specifiek uitvoeringsproces of een set van processen voor alle AZL-klanten. Bizagi werd gekozen als operationeel platform om AZL in staat te stellen de processen in hun organisatie te optimaliseren en te automatiseren.

Ons team van analist-ontwikkelaars werkt sinds 2018 als onderdeel van een projectteam samen met zowel interne medewerkers als externe consultants, ontwikkelaars en testers. We ontwikkelden de mogelijkheden en processen die door hun interne business analisten als Subject Matter Experts waren gedefinieerd. In nauwe samenwerking met deze analisten en op basis van hun functionele ontwerpen, hebben onze ontwikkelaars de processen geconfigureerd en een volledig procesgestuurde bedrijfsarchitectuur geïmplementeerd.

In feite komen alle bouwstenen van Bizagi tot leven binnen AZL. Het Werkportaal is de basis voor medewerkers om hun werk uit te voeren. Het procesmodel, ontworpen in volledig BPMN, maakt gebruik van alle mogelijkheden van Bizagi, inclusief geavanceerde integratie met de ERP-applicatie en online diensten van het bedrijf.

De meeste processen zijn volledig geautomatiseerd en worden getriggerd door invoerbestanden die zijn opgeslagen op het bestandssysteem van AZL. Alleen in het geval van uitval, worden sommige gevallen geëscaleerd in het werkportaal, waarbij een specifieke menselijke actie vereist is (exception driven process). Hierdoor fungeert Bizagi als een orchestrator in een complex legacy IT-landschap waar de meerderheid van de processtappen geautomatiseerd zijn, maar kritische menselijke interventie moeilijke gevallen zal oplossen.

De impact

AZL verbetert voortdurend zijn procesportfolio om deel uit te maken van het Bizagi platform. Tot nu toe zijn ongeveer 10 sleutelprocessen geautomatiseerd met Bizagi. Na twee jaar heeft AZL het project en de opgeleverde producten in detail geëvalueerd en geaudit. De conclusie van de auditors is dat het effect van dit transitieproject aanzienlijk is. Dankzij Bizagi kon Straight Through Processing echt zijn potentieel tonen door kortere procesdoorlooptijden van gemiddeld 45% en een reductie van 70% aan manuele interventies in het eerste jaar. Op basis van deze evaluatie heeft AZL besloten dat de procesontwikkeling zal worden voortgezet om STP in de organisatie uit te rollen en het maximale niveau van efficiëntie te bereiken.

Guido Willemsen

Geleverde diensten

Ondernemingsontwerp
Intelligente Automatisering
Ontwerp automatiseringservaring (AXD)