SITUATION
Papierbasierte Kaufanforderungsformulare innerhalb der Organisation von Skeyes führten dazu, dass:
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leitende Beamte sich nicht an den internen Regeln orientierten oder diese einschränkten, da sie die Kaufanforderung auf einem Papierdokument ausfüllten;
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Kaufanfragen an die Einkaufsabteilung übergeben wurden, die zusätzliche Schritte im Back-Office erforderten, um den Inhalt der Anfrage weiter zu verbessern;
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keine Möglichkeit für leitende Beamte existierte, den Fortschritt ihrer Anfrage zu verfolgen, wenn diese im Back-Office eingegangen war, außer per E-Mail oder telefonisch;
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Einkaufsanfragen den Einkäufern manuell zugewiesen wurden und alle weiteren Aktionen und Übersichten mit Hilfe von Tabellenkalkulationen verfolgt werden mussten;
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zusätzlicher Verwaltungs- und Kommunikationsaufwand anfiel, der das Einkaufsteam von seiner Kernaufgabe - der Sicherstellung der Einhaltung der Verfahren und der eigentlichen Bestellung der Waren und Dienstleistungen - ablenkt.
UNSER VORGEHEN
Es wurde deutlich, dass der Prozess der Bestellanforderung Schwellenwerte und Verfahren einhalten musste, die durch nationale Vorschriften des öffentlichen Sektors festgelegt waren, dass er aber auch unternehmensspezifische Elemente wie Kosten- und Budgetstellenzuordnung, Genehmigungsabläufe und die Zuordnung zu den Mitgliedern des Backoffice-Teams enthielt. Die Prozessschritte und -variablen mussten leicht konfigurierbar sein, da sich die Beschaffungsanfrage selbst weiterentwickeln und mit anderen Prozessen in der Zukunft integrieren lassen sollte. Die Einschreibung des Prozesses in eine BPM-Plattform war die optimale Lösung.
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Unser Team aus Analysten und Entwicklern beobachtete den Ist-Prozess sorgfältig von Anfang bis Ende, einschließlich aller vorhandenen Formulare und Informationsquellen, Akteure und Einschränkungen, Möglichkeiten und potenziellen Fallstricke. Dabei wurde eng mit dem Leiter des Einkaufs zusammengearbeitet. Gemeinsam erstellten sie das Datenmodell und die Entscheidungsrichtlinien, die als Grundlage für die Erstellung des Prozessablaufs und der zugehörigen Formulare in Bizagi benötigt wurden.
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Mit Bizagi war das Team in der Lage, neue Versionen des Prozessablaufs und der Formulare sofort auszuführen und unmittelbares Feedback vom Einkaufsteam zu erhalten.
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Für die leitenden Mitarbeiter, die Kaufanfragen stellen, haben wir die Bizagi Stakeholder Experience aktiviert, um die Benutzeroberfläche so intuitiv wie möglich zu gestalten. Jedes Formularfeld ist mit einer zusätzlichen Anleitung versehen. Nicht benötigte Prozessschritte und Felder werden dynamisch ausgeblendet. Die eingegebenen Informationen werden automatisch mit den geforderten Schwellenwerten verglichen, was den Prozess und den Genehmigungsfluss weiter anreichert.
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Diejenigen, die die Genehmigung erteilen, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung und können ihrer Entscheidung ein Feedback hinzufügen. Fälle können an den Antragsteller zurückgeleitet oder abgelehnt werden. Erst wenn der Inhalt vollständig vom Unternehmen validiert ist, wird das Einkaufsteam eingebunden, um die genehmigte Anfrage zu bearbeiten.
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Der Prozess gibt dem Backoffice-Team weitere Hinweise auf das zu befolgende Verfahren und die damit verbundenen zusätzlichen Schritte (z. B. Termine und Entscheidungen im Falle eines Ausschreibungsverfahrens).
ERGEBNISSE
Die Lösung wurde auf zehn Einkäufer und 90 leitende Beamte, die Kaufanfragen durchführen dürfen, ausgerollt. Zum Einsatz kam die Standalone-Lösung von Bizagi auf der Infrastruktur von Skeyes. Abgesehen von den Lizenzkosten beliefen sich die Kosten für die Implementierung der Plattform und den Rollout eines ersten Prozesses auf einmalige Kosten in Höhe von einem Vollzeitäquivalent von 1,5, was immer noch weniger ist als die angenommene jährliche Aufwandsreduzierung, die allein durch diesen ersten Prozess entsteht. Die mit der Einrichtung der Plattform verbundenen Kosten wiederholen sich nicht für zukünftige Prozesse. Die Lizenzkosten sind kontenbasiert und wiederholen sich daher auch nicht für neue Maßnahmen, die dieselben Konten betreffen.