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Image by Jonathan Borba

BasicFit
HR Software Plattform

Europäischer Marktführer für preisgünstige Fitnessclubs.

AUFTRAG

SITUATION

Zielstellung war die Implementierung einer einzigen Software-Plattform zur Konsolidierung aller HR-Prozesse (Personalbeschaffung, Personalwesen Management, Vergütung, Zeiterfassung, Abwesenheit, Reporting usw.).  Die Plattform musste die unterschiedlichen lokalen Anforderungen und die rechtlichen Komplexitäten berücksichtigen. Außerdem galt es, die Anforderungen sowohl in der aktuellen Größe des Unternehmens zu erfüllen als auch entsprechend dem Wachstum skalierbar zu sein.

Basic-Fit wächst rasant. Dabei nahm in der Vergangenheit auch die Arbeitsbelastung des HR-Teams des Club- und Mitgliedschaftsnetzwerkes dramatisch zu. Das Unternehmen verfügte über veraltete und unzusammenhängende digitale Systeme zur Verwaltung seiner HR-Prozesse, die zusätzliche manuelle Arbeit und unnötige Kosten verursachten.

UNSER VORGEHEN

Wir nutzten unser Fachwissen in den Bereichen IT-Beschaffung, Projektmanagement und IT-Lösungsarchitektur, um ein umfassendes Verständnis für die Probleme zu erhalten und den aktuellen Stand der HR-Systemarchitektur zu erfassen.

In Zusammenarbeit mit der HR- und IT-Leitung erstellten wir einen Entwurf für den zukünftigen Ziel-Zustand mit einer umfassenden Liste funktionaler und technischer Anforderungen, die auf der Grundlage von Mitarbeiter-, Geschäfts- und IT-Anforderungen priorisiert wurden.

Daraus entwickelten wir einen detaillierten, strukturierten und umfassenden RFP-Prozess, den wir durchführten, um den Kunden bei der Auswahl der passenden Partner mit der richtigen Lösung zum angemessenen Preis zu unterstützen.

Nach der Auswahl von "Workday" als Softwarepartner haben wir die Workday-Implementierungspartner koordiniert, den Implementierungsplan mit allen internen und externen Stakeholdern erstellt und gemanagt. Darüber hinaus leiteten wir das Testmanagement und führten die die Prüfung, Governance und Integration der Unternehmensdaten durch.

Vor dem Go-Live haben wir uns proaktiv mit der IT-Abteilung und dem externen Servicepartner abgestimmt, um das Supportmodell und den Supportprozess sowohl für die Go-Live- als auch für das künftige Tagesgeschäft festzulegen. 

Fitness-Tools

ERGEBNISSE

  • Erfolgreicher Go-Live im Juni 2021 eines zentralisierten Human Resource Management Systems für alle Märkte bei Basic Fit, wodurch die Effizienz optimiert, die Komplexität reduziert und die Mitarbeitererfahrung verbessert wird. 

  • Erfolgreiche Integration bestehender Systeme, schafft ein digitales Ökosystem für das HR-Team, das ihre Entwicklung als Unternehmen unterstützt.

  • Hohe Mitarbeiterbeteiligung innerhalb von zwei Wochen nach Go-Live (über 92 %). Äußerst positives Feedback wichtiger Stakeholder (HR & Operations).

  • Nach dem Go-Live ist die Anzahl der Tickets deutlich geringer als bei durchschnittlichen Projekten mit diesem Umfang. Die IT-Abteilung ist sehr zufrieden, da die Vorfälle gut überwacht und kontrolliert werden.

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