Prozessautomatisierung, die es Teams ermöglicht, sich prozessorientierter zu organisieren.
AUFTRAG
Prozessautomatisierung der primären Rentenausführungsprozesse, die es den Teams ermöglicht, sich prozessorientierter zu organisieren. Ziel war, die Qualität der Ausführung von Prozessen zu erhöhen, zerschlagene Betriebsdaten zu reduzieren und die Teams dabei zu unterstützen, sich kontinuierlich auf die nächsten Aufgaben zu konzentrieren.
​
Die Implementierung dieser prozessorientierten Arbeitsweise bei der Rentenverwaltungsgesellschaft AZL galt unternehmensweit, wobei eine große Gruppe von Mitarbeitern mit Straight Through Processing (STP) in Bizagi Automation arbeitet.
SITUATION
AZL hat eine lange Geschichte im Pensionsmanagement für die führenden Pensionsfonds-gesellschaften in den Niederlanden. Für diese Kunden führt AZL das Rentenmanagement und die Ausführung von Dienstleistungen vollständig durch und verarbeitet täglich Millionen vertraulicher Transaktionen.
​
Traditionell war jedes Team innerhalb von AZL für mehrere Kunden in seinem Portfolio verantwortlich. Für diese Kunden wurden alle operativen Prozesse von diesen Teams durchgeführt. Die Vielfalt in diesen Prozessen für verschiedene Kunden ist jedoch sehr begrenzt. Diese Situation hat zu einer Organisation geführt, die aus mehreren Teams bestand, die genau die gleiche Art von Arbeit parallel erledigten.
UNSER VORGEHEN
AZL hat ein großes Change-Management-Projekt gestartet und seine Abteilungen prozessorientiert umstrukturiert. Jetzt sind die Abteilungen und Teams für die Ausführung eines bestimmten Prozesses verantwortlich und nicht mehr für bestimmte Konten. Die verschiedenen Teams in einer Abteilung wurden entsprechend den Prozessphasen strukturiert. Sie sind nun für einen bestimmten Ausführungsprozess oder eine Reihe von Prozessen für alle AZL-Kunden verantwortlich. Bizagi wurde als operative Plattform gewählt, um AZL die Möglichkeit zu geben, die Prozesse in ihrer Organisation zu optimieren und zu automatisieren.
​
Unser Team aus Analysten und Entwicklern arbeitet seit 2018 in einem Projektteam zusammen mit internen Mitarbeitern und externen Beratern, Entwicklern und Testern. Wir entwickelten die Fähigkeiten und Prozesse, die von ihren internen Business-Analysten als Subject Matter Experts definiert wurden. In enger Zusammenarbeit mit diesen Analysten und basierend auf ihren funktionalen Entwürfen konfigurierten unsere Entwickler die Prozesse und implementierten eine vollständig prozessgetriebene Geschäftsarchitektur.
​
Tatsächlich werden alle Bausteine von Bizagi im AZL mit Leben gefüllt. Das Arbeitsportal ist die Grundlage, auf der die Mitarbeiter ihre Arbeit verrichten können. Das Prozessmodell, das vollständig in BPMN entworfen wurde, nutzt alle Möglichkeiten von Bizagi, einschließlich der erweiterten Integration mit der ERP-Anwendung des Unternehmens und den Online-Diensten.
​
Die meisten Prozesse sind vollständig automatisiert und werden durch Eingabedateien ausgelöst, die auf dem Dateisystem von AZL gespeichert sind. Nur bei einem Ausfall werden einige Fälle im Arbeitsportal eskaliert und erfordern eine bestimmte menschliche Aktion (exception driven process). Dadurch fungiert Bizagi als Orchestrator in einer komplexen Legacy-IT-Landschaft, in der der Großteil der Prozessschritte automatisiert ist, schwierige Fälle aber durch menschliches Eingreifen gelöst werden.
ERGEBNISSE
AZL erweitert kontinuierlich sein Prozessportfolio, um Teil der Bizagi-Plattform zu werden. Bislang wurden etwa zehn Schlüsselprozesse mit Bizagi automatisiert. Nach zwei Jahren hat AZL das Projekt und seine Ergebnisse im Detail evaluiert und auditiert. Die Schlussfolgerung der Auditoren ist, dass der Effekt dieses Umstellungsprojekts signifikant ist. Aufgrund von Bizagi konnte Straight Through Processing sein Potenzial durch kürzere Prozessdurchlaufzeiten von durchschnittlich 45 Prozent und eine Reduzierung der manuellen Eingriffe um 70 Prozent im ersten Jahr effektiv unter Beweis stellen.
Basierend auf dieser Bewertung hat AZL entschieden, dass die Prozessentwicklung fortgesetzt wird, um STP in der Organisation auszurollen und das maximale Maß an Effizienz zu erreichen.